บทที่ 7 การรับ-ส่งการจัดการอีเมล์ด้วย gmail
นอกจากสิ่งที่เคยนำเสนอไปในบทความ "หลักง่ายๆ ในการแก้ปัญหาอีเมลล้นกล่อง" ที่เราได้แนะนำเกี่ยวกับเรื่องของจุดประสงค์ที่ชัดเจน การควบคุมอีเมลให้เป็น ไม่ใช้การ Reply All การทำกล่องขาเข้าให้สะอาดอยู่เสมอ และพักเสียบ้าง คราวนี้เราจะพูดถึงวิธีการจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพที่เป็นรูปธรรมยิ่งขึ้น เป็นวิธีการง่ายๆ ที่ทุกคนสามารถนำเอาไปประยุกต์ใช้ได้อย่างแน่นอน
1. รวม E-mail เป็นหนึ่ง
ถ้าเรามีหลายบัญชีอีเมลก็ย่อมทำให้มีหลายกล่องขาเข้าตามไปด้วย นั่นยิ่งทำให้การเปิดเช็คอีเมลทุกบัญชีเป็นเรื่องเสียเวลามากขึ้น (และที่เราอาจไม่รู้ก็คือ ทุกครั้งที่เราใส่หลายๆ อีเมลไว้ในสมาร์ทโฟน ระบบจะวิ่งไล่เช็คทุกอีเมลให้กับเรา “ไม่พร้อมกัน” และนั่นคือปฏิบัติการดูดแบตเตอรี่อย่างมหาศาล) แต่ปัญหานี้หมดไปได้ด้วยวิธีนี้ ลองจับรวมหลายอีเมลไว้ที่เดียวโดยใช้การ Forward email จากหลายที่ไปยังบัญชีเดียวดูสิ! ด้วยการใช้ Email Forwarding ใน Hotmail (หรือกับผู้บริการอีเมลอื่นๆก็ได้เช่นกัน) เช่น Forward your mail to (yourname@gmail.com) เป็นต้น
.png)
หรือจะทำการเพิ่มบัญชีอีเมล email@hotmail.com กรอกรหัสผ่านของ Hotmail ลงไปจากนั้นก็เซ็ตค่าต่างๆ เช่น POP Server ให้ใส่เป็น pop3.live.com และเลือก Port เป็น 995 แล้วทำการเพิ่มบัญชีเข้าไปก็จะเสร็จเรียบร้อย เท่านี้อีเมลของ Hotmail ก็จะเข้ามารวมอยู่ใน Gmail ของเราด้วย หรือจะทำการเพิ่มบัญชีอีเมล email@hotmail.com กรอกรหัสผ่านของ Hotmail ลงไปจากนั้นก็เซ็ตค่าต่างๆ เช่น POP Server ให้ใส่เป็น pop3.live.com และเลือก Port เป็น 995 แล้วทำการเพิ่มบัญชีเข้าไปก็จะเสร็จเรียบร้อย เท่านี้อีเมลของ Hotmail ก็จะเข้ามารวมอยู่ใน Gmail ของเราด้วย
2. การใช่ Gmail คัดแยก
การทำกล่องขาเข้าให้ว่างเปล่าไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปด้วยความสามารถของ Gmail Filters (แต่ผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นก็สามารถทำการ Filters ได้เช่นกัน) Email Filter ก็คือการกรองอีเมลนั้นเอง ถือว่าเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากในการจัดระเบียบอีเมลของผู้ใช้
เราสามารถตั้งค่า Filters ได้หลายแบบ เช่น มาจากใคร ถึงใคร หัวเรื่องว่าอะไร มีคำศัพท์อะไร จากนั้นให้ทำการ Create filter with this search
แล้วก็ตั้งกฏตามความต้องการของเราได้เลย ซึ่งสิ่งที่เราอยากบอกเพิ่มเติมคือเรื่องของ Apply the label การทำ label คือการแปะป้ายของอีเมลนั่นเอง แล้วต่างจากการใส่โฟลเดอร์อย่างไร คำตอบคือ ถ้าเป็น label เราสามารถแปะป้ายหลายอันได้ เช่น “งาน, ด่วน, หัวหน้าสั่ง” หรือจะแปะป้ายเดียว ไม่แปะเลยก็ได้เช่นกัน
3. ใช้โปรแกรมจัดการอีเมล (Email Client)
Email Client คือโปรแกรมที่เอาไว้รับส่งเมลในกรณีที่ผู้ให้บริการอีเมล (Webmail) สามารถให้เราเข้าถึงอีเมลได้ทางอื่นนอกจากเว็บบราวเซอร์ ข้อดีของการใช้ Email Client คือ ไม่ต้องต่ออินเตอร์เน็ตตลอดเวลาก็ใช้งานได้ เนื่องจากมันได้โหลดอีเมลจากกล่องขาเข้ามาเก็บในเครื่องเรา ดังนั้นข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเครื่องเราทั้งหมด นอกจากนี้เรายังสามารถเขียน (Compose) อีเมลได้เช่นกัน เวลาที่เราต่ออินเตอร์เน็ตมันก็จะทำการส่งให้ เป็นการกรองไวรัสสองขั้นตอน (จาก Firewall และ Antivirus ของเครื่องเรา) ป้องกันสแปมเมลสองขั้นตอน (จาก Webmail และ Email Client) ป้องกันสปายแวร์ ที่เข้ามาล้วงความลับข้อมูลของเราได้อีกด้วย มันสะดวก รวดเร็ว ใช้งานได้เรื่อยๆ และปลอดภัยมากกว่านั่นเอง ตัวอย่าง Email Client เช่น Microsoft Outlook, Thunderbird, IncrediMail, Apple’s Mail
4. หัดใช้ IMAP
ในการสื่อสารทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จำต้องมีการสื่อสารข้อมูลระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ในระบบ ซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ต่ออยู่ในเครือข่ายเดียวกันนี้ อาจจะมีฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ดังนั้นเมื่อทำการส่งข้อมูลถึงกันและตีความหมายได้ตรงกัน จึงต้องมีการกำหนดระเบียบวิธีการติดต่อให้ตรงกัน “โปรโตคอล” (Protocol) คือระเบียบวิธีที่กำหนดขึ้นสำหรับการสื่อสารข้อมูล โดยสามารถส่งผ่านข้อมูลไปยังปลายทางได้อย่างถูกต้องก่อนอื่นต้องอธิบายก่อนว่า IMAP คือ มาตรฐานโปรโตคอลชนิดหนึ่งที่ใช้สำหรับการเข้าถึง (อ่าน) e-mail จากหลายๆ ที่ คล้ายกับอีกโปรโตคอลหนึ่งที่ชื่อว่า POP3 แต่ IMAP จะแตกต่างและน่าใช้กว่าตรงที่ยอมให้มีการสื่อสารสองทางระหว่าง Gmail website และ Email Client ของเรา นั่นหมายถึงว่า เมื่อเราเข้าสู่ Gmail โดยผ่านทางบราวเซอร์ การกระทำที่เราได้ทำผ่านมือถืออย่างเช่น ใส่ "จดหมายAAA" ลงในโฟลเดอร์ "งาน" พอเราเปิดบราวเซอร์ก็จะเห็นแบบที่เราเห็นในมือถืออย่างทันที โดยภาพรวมแล้ว IMAP เป็นโปรโตคอลที่ค่อนข้างเสถียรในการใช้งานมากกว่า POP3 เป็นเรื่องธรรมดาในปัจจุบันไปแล้วที่เราจะเข้าเช็คอีเมลจากคอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่อง เพราะในปัจจุบันเรามีทั้ง Tablet, PC, Notebook, และ Smartphones ทั้งหลาย เราจึงควรที่จะเข้าถึงอีเมลของเราผ่าน IMAP ซึ่งเป็นโปรโตคอลที่แก้ปัญหาเรื่องความสับสนดังกล่าวได้เป็นอย่างดี
5.เคล็ด (ไม่) ลับในการจัดการอีเมลลอย่างอยู่หมัด
1) ไม่ scroll เมาส์ ทำอย่างไรก็ได้ให้อ่านอีเมลที่อยู่ในกล่องขาเข้าโดยไม่ต้องเลื่อนเมาส์ ยิ่งมีอีเมลมาก สติเราก็จะหลุดได้ง่ายขึ้นเท่านั้น โดยปกติแล้วไม่ควรเกิน 20 ฉบับ
2) อ่านหัวเรื่อง ผู้ส่ง หรืออ่านเนื้อหาผ่านๆ แล้วจัดการ จะลบ จะย้ายโฟลเดอร์หรืออะไรก็ตาม ตัดสินใจทันที เด็ดขาด อย่าหมักหมม
3) ถ้าไม่ใช่งานโดยตรงของเราส่งต่อให้คนอื่น อย่าเอามาเป็นตารางงานของตัวเอง
4) หนึ่งอีเมลต่อหนึ่งหัวข้อ พยายามอย่าให้มีห่วงโซ่อีเมลค้างในกล่องขาเข้า เก็บไว้เฉพาะอีเมลล่าสุดเท่านั้น
5) มีโฟลเดอร์ไม่ต้องมาก การที่มีโฟลเดอร์จำนวนมากทำให้เราเสียเวลาในการจัดการมากขึ้น ถ้าต้องการหาอีเมลก็เพียงแค่ search ก็เพียงพอ แต่ในกรณีที่เราสามารถจัดการโฟลเดอร์จำนวนมากได้ดี เพราะมันแบ่งได้ละเอียดกว่าอันนี้ก็ไม่ว่ากัน
6) จัดการกล่องขาเข้าให้สะอาดทุกวัน เหมือนกับที่เราแปรงฟันกันทุกวันนั่นเอง
7) อย่าให้มีอะไรค้างคาเกินหนึ่งเดือน มันคงเป็นสิ่งที่เราไม่อยากได้หรือไม่อยากทำ หลังจากหนึ่งเดือนทุกอย่างคงชัดเจน จะทำให้เราคิดได้ว่าต้องทำมันหรือลบมันทิ้งไปเสีย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น